Hotline - Zalo
0589533456Công ty TNHH Rezkin Việt Nam
Hotline - Zalo
0589533456Xuất hóa đơn quà tặng khi nào? Đây là câu hỏi được nhiều doanh nghiệp quan tâm khi triển khai các chương trình tặng quà cho khách hàng, đối tác hoặc nhân viên. Nếu không nắm rõ quy định, doanh nghiệp có thể gặp sai sót trong việc lập hóa đơn, kê khai thuế và hạch toán chi phí. Theo quy định hiện hành, thời điểm xuất hóa đơn đối với quà tặng được xác định trong từng trường hợp cụ thể. Hiểu đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, quản lý chứng từ chặt chẽ và hạn chế các rủi ro phát sinh trong quá trình quyết toán.
Căn cứ khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung tại khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, khi phát sinh hoạt động bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán có trách nhiệm lập và giao hóa đơn cho người mua theo đúng quy định. Quy định này không chỉ áp dụng đối với các giao dịch mua bán thông thường mà còn bao gồm trường hợp sử dụng hàng hóa, dịch vụ để khuyến mại, quảng cáo, làm hàng mẫu, cho, biếu, tặng, trả thay lương hoặc tiêu dùng nội bộ, ngoại trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ phục vụ quá trình sản xuất.
Như vậy, tặng quà cho khách hàng, đối tác hoặc nhân viên vẫn thuộc trường hợp phải lập hóa đơn, mặc dù doanh nghiệp không phát sinh doanh thu từ giao dịch này. Xuất hóa đơn là yêu cầu bắt buộc nhằm bảo đảm tính minh bạch trong quản lý hóa đơn, chứng từ và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế.
Nếu doanh nghiệp không lập hóa đơn đối với hàng hóa dùng để biếu, tặng theo quy định, có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, đồng thời phát sinh các rủi ro trong quá trình thanh tra, kiểm tra và quyết toán thuế.
>> Có thể bạn bỏ qua: Cung cấp quà tặng doanh nghiệp ý nghĩa cho mọi dịp quan trọng
Xuất hóa đơn quà tặng khi nào? Căn cứ Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung tại điểm a khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn được xác định theo từng loại giao dịch. Đối với hàng hóa, hóa đơn được lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng cho người nhận, không phụ thuộc vào việc đã thanh toán hay chưa. Đối với quà tặng dịch vụ, lập hóa đơn là khi hoàn thành cung cấp dịch vụ, nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ hóa đơn được lập tại thời điểm thu tiền, trừ một số trường hợp đặt cọc hoặc tạm ứng theo quy định.
Áp dụng quy định trên, thời điểm xuất hóa đơn quà tặng cho khách hàng được xác định như sau:
Nếu doanh nghiệp tặng hàng hóa cho khách hàng, hóa đơn phải được lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng cho người nhận. Quy định này áp dụng kể cả khi doanh nghiệp không thu tiền từ khách hàng, bởi hoạt động biếu, tặng vẫn thuộc trường hợp phải lập hóa đơn theo quy định.
Đối với quà tặng là dịch vụ (chẳng hạn voucher sử dụng dịch vụ, gói chăm sóc sức khỏe hoặc dịch vụ trải nghiệm), thời điểm lập hóa đơn là khi doanh nghiệp hoàn thành việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Lập hóa đơn không phụ thuộc vào việc đã phát sinh thanh toán hay chưa, mà căn cứ vào thời điểm dịch vụ được cung cấp theo quy định của pháp luật.
Như vậy, doanh nghiệp cần xác định đúng bản chất của quà tặng là hàng hóa hay dịch vụ để lập hóa đơn đúng thời điểm, bảo đảm tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử và hạn chế các rủi ro trong quá trình kê khai, quyết toán thuế.
>> Có thể bạn bỏ qua: Quà tặng doanh nghiệp – Cầu nối cho những giá trị bền vững
Xuất hóa đơn đối với quà tặng không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo quy định của pháp luật mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình kê khai thuế và hạch toán chi phí của doanh nghiệp. Chỉ một sai sót nhỏ trong thời điểm lập hóa đơn, xác định giá tính thuế hay lưu trữ chứng từ cũng có thể dẫn đến rủi ro khi quyết toán thuế. Dưới đây là những lưu ý quan trọng doanh nghiệp nên nắm rõ để thực hiện đúng quy định và hạn chế các vi phạm không đáng có.
Hóa đơn cần được lập ngay khi chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa hoặc hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Không nên dồn nhiều giao dịch để xuất hóa đơn vào thời điểm khác vì có thể bị xem là lập hóa đơn không đúng thời điểm.
Đối với hàng hóa dùng để cho, biếu, tặng, giá tính thuế không phải là giá mua mà là giá bán của hàng hóa cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh. Xác định sai giá tính thuế có thể dẫn đến kê khai thuế không chính xác.
Doanh nghiệp nên lưu giữ hóa đơn đầu vào, quyết định tặng quà, danh sách người nhận, biên bản hoặc phiếu bàn giao và các chứng từ liên quan. Đây là căn cứ quan trọng để chứng minh tính hợp lệ của khoản chi khi cơ quan thuế kiểm tra.
Hàng khuyến mại thực hiện đúng quy định của Luật Thương mại có cách kê khai và tính thuế khác với hàng biếu, tặng. Việc xác định đúng bản chất của chương trình sẽ giúp doanh nghiệp áp dụng chính sách thuế phù hợp.
Để được khấu trừ thuế GTGT, doanh nghiệp cần có hóa đơn hợp pháp, chứng từ thanh toán đáp ứng quy định và sử dụng hàng hóa đúng mục đích. Thiếu một trong các điều kiện này có thể khiến khoản thuế đầu vào không được khấu trừ.
Chính sách về hóa đơn điện tử và thuế có thể được sửa đổi, bổ sung theo từng giai đoạn. Doanh nghiệp nên theo dõi các quy định mới để bảo đảm việc lập hóa đơn và kê khai thuế luôn đúng quy định hiện hành.
>> Có thể bạn bỏ qua: Quà tặng có xuất hóa đơn không? Tìm hiểu quy định mới nhất
Kết luận
Nắm rõ xuất hóa đơn quà tặng khi nào sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về hóa đơn, kê khai thuế và hạn chế các rủi ro trong quá trình quyết toán. Bên cạnh việc tuân thủ quy định pháp luật, lựa chọn đơn vị cung cấp quà tặng uy tín cũng là yếu tố quan trọng để tối ưu quy trình mua sắm. Haruco cung cấp đa dạng các quà tặng sức khỏe doanh nghiệp với đầy đủ chứng từ, xuất hóa đơn VAT theo quy định, hỗ trợ in logo, thiết kế bộ quà theo ngân sách và giao hàng toàn quốc. Liên hệ Haruco để được tư vấn giải pháp quà tặng chuyên nghiệp, phù hợp cho mọi chương trình tri ân và chăm sóc khách hàng.
Haruco – Hơn 10 năm nâng đỡ cột sống, nâng tầm cuộc sống
– Website: https://haruco.com.vn/
– Fanpage: https://www.facebook.com/haruco.official/
– Hotline: 0589533456
– Email: hotro.haruco@gmail.com
– Địa chỉ: Tòa SHG, 8 Quang Trung, Hà Đông, Hà Nội
