Hotline - Zalo
0589533456Công ty TNHH Rezkin Việt Nam
Hotline - Zalo
0589533456Trước khi triển khai các chương trình tri ân khách hàng, tặng quà đối tác hay khen thưởng nhân viên, nhiều doanh nghiệp thường băn khoăn quà tặng có xuất hóa đơn không và cần thực hiện những thủ tục gì để đúng quy định. Việc hiểu rõ quy định về xuất hóa đơn, kê khai thuế và hạch toán chi phí không chỉ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý mà còn tránh sai sót trong quá trình quyết toán thuế. Bài viết dưới đây sẽ giải đáp chi tiết quy định mới nhất, đồng thời làm rõ các trường hợp cần xuất hóa đơn và những lưu ý quan trọng doanh nghiệp nên biết.
Theo Khoản 1, Điều 4, Nghị định 254/2026/NĐ-CP về nguyên tắc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ điện tử, khi phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán có trách nhiệm lập hóa đơn và giao cho người mua. Quy định này áp dụng cả với các trường hợp hàng hóa, dịch vụ được sử dụng để khuyến mại, quảng cáo, làm hàng mẫu, cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương, tiêu dùng nội bộ hoặc xuất hàng dưới hình thức cho vay, cho mượn.
Như vậy, đối với hàng hóa dùng để biếu, tặng, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện xuất hóa đơn theo đúng quy định hiện hành, nhằm đảm bảo tính minh bạch trong quản lý thuế và hạch toán kế toán.
Bên cạnh đó, theo điểm a3, mục 5 Phụ lục Nội dung của hóa đơn ban hành kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP, trường hợp doanh nghiệp thực hiện khuyến mại, cho, biếu, tặng hàng hóa, dịch vụ phù hợp với quy định pháp luật về thương mại có thể lập hóa đơn tổng hợp cho các giao dịch phát sinh trong tháng hoặc quý, tương ứng với kỳ khai thuế giá trị gia tăng.
Tuy nhiên, nếu khách hàng có nhu cầu nhận hóa đơn riêng cho từng lần giao dịch, doanh nghiệp vẫn phải lập và cung cấp hóa đơn theo từng trường hợp cụ thể.Khi lựa chọn hình thức lập hóa đơn tổng hợp, doanh nghiệp cần đảm bảo các giao dịch được ghi nhận đầy đủ, chính xác. Đồng thời lưu trữ danh sách chi tiết hàng hóa, dịch vụ khuyến mại, biếu, tặng cùng các hồ sơ liên quan để phục vụ công tác kiểm tra, quản lý thuế khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng.
>> Có thể bạn bỏ qua: Quà tặng doanh nghiệp – Cầu nối cho những giá trị bền vững
Doanh nghiệp và hộ kinh doanh khi sử dụng hàng hóa để cho, biếu, tặng hoặc khuyến mại đều cần xem xét nghĩa vụ lập hóa đơn theo quy định của pháp luật. Tùy từng mục đích sử dụng, cách lập hóa đơn và nghĩa vụ thuế sẽ có sự khác nhau.
Khi doanh nghiệp tặng quà cho khách hàng, việc lập hóa đơn là bắt buộc, không phụ thuộc vào giá trị của món quà. Trường hợp khách hàng yêu cầu nhận hóa đơn, doanh nghiệp phải lập hóa đơn riêng cho từng lần tặng quà. Nếu khách hàng không nhận hóa đơn, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh được lập một hóa đơn tổng hợp vào cuối ngày, kèm theo bảng kê danh sách người nhận theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Đối với quà tặng dành cho cán bộ, nhân viên, doanh nghiệp cũng phải thực hiện lập hóa đơn theo quy định. Bên cạnh đó, nên lưu giữ đầy đủ hồ sơ liên quan như danh sách người nhận, chữ ký xác nhận hoặc chứng từ bàn giao để phục vụ công tác đối chiếu khi cần thiết. Trường hợp giá trị quà tặng được xác định là thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công hoặc thu nhập khác, doanh nghiệp phải thực hiện kê khai và khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quy định tại Thông tư 111/2013/TT-BTC.
Nếu hàng hóa được sử dụng cho hoạt động tiêu dùng nội bộ (chẳng hạn cấp phát sản phẩm cho nhân viên sử dụng), doanh nghiệp phải lập hóa đơn nhưng không phải tính thuế GTGT đầu ra theo quy định hiện hành. Trường hợp hàng hóa chỉ được điều chuyển giữa các bộ phận hoặc phân xưởng để tiếp tục quá trình sản xuất, gia công thì không thuộc trường hợp phải lập hóa đơn.
Nếu chương trình khuyến mại thực hiện theo đúng quy định pháp luật về thương mại, hóa đơn vẫn được lập và giá tính thuế có thể được xác định bằng 0 khi đáp ứng đầy đủ điều kiện. Ngược lại, nếu chương trình không thực hiện theo quy định về đăng ký hoặc thông báo khuyến mại, hàng hóa xuất tặng sẽ được xem là hàng biếu, tặng thông thường và doanh nghiệp phải kê khai, tính thuế GTGT theo quy định như đối với hoạt động bán hàng.
>> Có thể bạn bỏ qua: Cung cấp quà tặng doanh nghiệp ý nghĩa cho mọi dịp quan trọng
Theo quy định hiện hành, khi doanh nghiệp sử dụng hàng hóa để làm quà tặng cho khách hàng thì phải thực hiện lập hóa đơn. Để thực hiện đúng quy định, doanh nghiệp có thể tham khảo hướng dẫn dưới đây:
Căn cứ Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn hợp lệ phải thể hiện đầy đủ các thông tin theo quy định của pháp luật. Cụ thể, các nội dung bắt buộc trên hóa đơn bao gồm:
Căn cứ khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn với hoạt động bán hàng được xác định là khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào doanh nghiệp đã thu tiền hay chưa.
Đối với hàng hóa xuất khẩu (bao gồm cả hàng gia công xuất khẩu), doanh nghiệp được chủ động xác định thời điểm lập hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, chậm nhất hóa đơn phải được lập vào ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa hoàn thành thủ tục thông quan theo quy định của pháp luật về hải quan.
Từ quy định trên có thể hiểu rằng, đối với quà biếu, quà tặng, thời điểm xuất hóa đơn là khi doanh nghiệp hoàn tất việc chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa cho người nhận. Quá trình lập hóa đơn cần được thực hiện đúng thời điểm để bảo đảm tuân thủ quy định về hóa đơn, chứng từ và tránh các rủi ro liên quan đến thuế.
Khi doanh nghiệp mua hàng hóa để làm quà tặng cho khách hàng, hoạt động này vẫn thuộc trường hợp phải lập hóa đơn, kê khai và tính thuế GTGT theo quy định. Về nguyên tắc, xuất hóa đơn đối với hàng biếu, tặng được thực hiện tương tự như khi bán hàng hóa thông thường.
Đối với hàng hóa mua về để làm quà tặng, doanh nghiệp vẫn được kê khai và khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu đầy đủ các điều kiện theo quy định, như có hóa đơn GTGT hợp pháp và thực hiện thanh toán đúng hình thức đối với các giao dịch bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt.
Căn cứ khoản 7 Điều 23 Nghị định 181/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế GTGT, thuế GTGT đầu vào của hàng hóa (bao gồm hàng mua ngoài hoặc hàng do doanh nghiệp tự sản xuất) sử dụng cho mục đích cho, biếu, tặng, khuyến mại hoặc quảng cáo đều thuộc trường hợp được khấu trừ.
Bên cạnh việc được khấu trừ thuế đầu vào, doanh nghiệp cũng phải kê khai và tính thuế GTGT đầu ra khi xuất hàng hóa để biếu, tặng khách hàng. Mức thuế suất áp dụng là thuế suất của chính mặt hàng được dùng làm quà tặng theo quy định hiện hành.
Theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, giá tính thuế đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu hoặc tặng được xác định là giá bán của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc có tính chất tương đương tại thời điểm phát sinh hoạt động tặng quà.
Như vậy, khi xuất quà tặng cho khách hàng, doanh nghiệp cần lập hóa đơn, kê khai thuế GTGT đầu ra và xác định giá tính thuế dựa trên giá bán của hàng hóa cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm biếu, tặng, thay vì căn cứ vào giá mua ban đầu. Điều này giúp bảo đảm kê khai thuế đúng quy định và hạn chế rủi ro trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế.
>> Có thể bạn bỏ qua: Xuất hóa đơn quà tặng khi nào? Hướng dẫn theo quy định mới
Xuất hóa đơn quà tặng cần được thực hiện đúng quy định hiện hành để bảo đảm tính hợp lệ của chứng từ, kê khai thuế chính xác và hạn chế các rủi ro về thuế, kế toán trong quá trình thanh tra, kiểm tra. Hiểu rõ thời điểm lập hóa đơn, cách ghi thông tin và các trường hợp áp dụng sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng ngay từ đầu. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về quy trình xuất hóa đơn quà tặng, những lưu ý quan trọng.
Trước khi lập hóa đơn, doanh nghiệp cần xác định giá tính thuế của quà tặng. Mức giá này được căn cứ theo giá bán của hàng hóa hoặc dịch vụ cùng loại, tương đương tại thời điểm phát sinh hoạt động biếu, tặng, không phải giá vốn hay chi phí nhập hàng.
Tiếp theo, lựa chọn loại hóa đơn phù hợp với đối tượng hàng hóa:
Sau khi xác định đúng giá trị và loại hóa đơn, doanh nghiệp tiến hành lập hóa đơn theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Các thông tin trên hóa đơn cần được ghi đầy đủ, chính xác nhằm đảm bảo giá trị pháp lý và phục vụ công tác kê khai thuế.
Các nội dung cần thể hiện gồm:
Sau khi hoàn tất các thông tin trên hóa đơn, doanh nghiệp tiến hành phát hành hóa đơn theo hình thức đã đăng ký với cơ quan thuế. Hiện nay, tùy vào điều kiện áp dụng, doanh nghiệp có thể sử dụng:
Sau khi xuất hóa đơn, doanh nghiệp cần kê khai, hạch toán đầy đủ để đảm bảo tính chính xác trong công tác kế toán, thuế và quản lý tài chính.
>> Có thể bạn bỏ qua: Gợi ý quà tặng doanh nghiệp thiết thực, dễ tạo ấn tượng
Trường hợp doanh nghiệp không lập hóa đơn đối với hàng hóa hoặc dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng theo quy định, có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Cụ thể, điểm b khoản 2 Điều 24 quy định mức phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng đối với hành vi không lập hóa đơn khi sử dụng hàng hóa, dịch vụ để khuyến mại, quảng cáo, làm hàng mẫu, cho, biếu, tặng, trao đổi hoặc trả thay lương cho người lao động. Quy định này không áp dụng đối với trường hợp hàng hóa luân chuyển nội bộ hoặc tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất.
Ngoài ra, khoản 5 Điều 24 quy định mức phạt từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho người mua, trừ các trường hợp thuộc điểm b khoản 2 nêu trên.
Bên cạnh hình thức xử phạt bằng tiền, khoản 6 Điều 24 còn quy định biện pháp khắc phục hậu quả là buộc lập hóa đơn theo đúng quy định đối với một số hành vi vi phạm khi người mua có yêu cầu.
Như vậy, nếu doanh nghiệp không xuất hóa đơn đối với quà tặng, mức xử phạt áp dụng thông thường là từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng. Mức phạt này áp dụng đối với tổ chức, còn cá nhân hoặc hộ kinh doanh có cùng hành vi vi phạm sẽ bị xử phạt bằng 50% mức phạt áp dụng đối với tổ chức theo quy định của pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn.
Hy vọng những thông tin trên đã giúp bạn hiểu rõ quà tặng có xuất hóa đơn không và những quy định cần lưu ý khi lập hóa đơn đối với hàng hóa biếu, tặng. Nắm vững các quy định này sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong công tác kế toán, thuế và hạn chế các sai sót không đáng có.
Đối với nhu cầu tìm kiếm quà tặng doanh nghiệp chất lượng, Haruco mang đến đa dạng giải pháp quà tặng sức khỏe phù hợp nhiều ngân sách, hỗ trợ thiết kế theo yêu cầu, in logo thương hiệu và xuất hóa đơn VAT đầy đủ. Chúng tôi giúp các doanh nghiệp triển khai chương trình tri ân, chăm sóc khách hàng và đối tác một cách chuyên nghiệp, thuận tiện.
Haruco – Hơn 10 năm nâng đỡ cột sống, nâng tầm cuộc sống
– Website: https://haruco.com.vn/
– Fanpage: https://www.facebook.com/haruco.official/
– Hotline: 0589533456
– Email: hotro.haruco@gmail.com
– Địa chỉ: Tòa SHG, 8 Quang Trung, Hà Đông, Hà Nội
