Thương nhân, tổ chức cung ứng dịch vụ logistics có vai trò quan trọng trong việc cung cấp và quản lý chứng từ hàng hóa trong quá trình giao nhận để đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch và hiệu quả của chuỗi cung ứng. Dưới đây là phân định trách nhiệm cụ thể:
I. Nghĩa vụ chung của thương nhân, tổ chức cung ứng dịch vụ logistics về chứng từ hàng hóa:
- Cung cấp đầy đủ chứng từ: Nhà cung cấp dịch vụ logistics có trách nhiệm cung cấp đầy đủ các chứng từ liên quan đến hàng hóa cho bên sử dụng dịch vụ (khách hàng), cơ quan nhà nước hoặc các bên liên quan khác khi cần thiết hoặc có yêu cầu. Điều này đặc biệt quan trọng khi nhận thanh toán từ khách hàng, cần có chữ ký xác nhận của khách hàng trên các chứng từ liên quan.
- Đảm bảo tính xác thực của chứng từ: Có quyền kiểm tra sự xác thực của vận đơn hoặc các chứng từ vận chuyển tương đương khác do bên thuê vận chuyển cung cấp để đảm bảo tính hợp lệ.
- Thông báo kịp thời: Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của khách hàng mà cần thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng, nhà cung cấp dịch vụ logistics phải thông báo ngay cho khách hàng.
- Lưu trữ chứng từ: Sắp xếp và lưu trữ chứng từ một cách khoa học để dễ dàng tra cứu khi cần thiết.
II. Các loại chứng từ hàng hóa thường gặp trong logistics:
Tùy thuộc vào loại hình vận chuyển và yêu cầu của lô hàng, các chứng từ hàng hóa có thể bao gồm:
- Vận đơn (Bill of Lading – B/L cho đường biển, Airway Bill – AWB cho đường hàng không): Là chứng từ do người vận tải hoặc người giao nhận phát hành cho người gửi hàng, xác nhận việc đã nhận hàng lên phương tiện vận tải và cam kết giao hàng đến địa điểm quy định. Đây cũng là căn cứ để xác định quyền sở hữu đối với hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Là chứng từ yêu cầu người mua trả số tiền hàng ghi trên hóa đơn, bao gồm thông tin về người bán, người mua, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng tiền, điều kiện giao hàng và thanh toán.
- Phiếu đóng gói (Packing List): Bản kê khai chi tiết tất cả hàng hóa trong kiện hàng, bao gồm tên hàng, số hiệu, số hiệu hợp đồng, ngày bốc hàng, số lượng, trọng lượng, số kiện, thể tích.
- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O): Chứng nhận nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, giúp người nhập khẩu hưởng ưu đãi về thuế quan và phục vụ cho mục đích quản lý nhà nước về thương mại.
- Tờ khai hải quan (Customs Declaration Form): Chứng từ khai báo với cơ quan hải quan để làm thủ tục xuất hoặc nhập khẩu, được lập trên hệ thống điện tử và phân luồng (xanh – vàng – đỏ).
- Giấy chứng nhận kiểm dịch (Phytosanitary Certificate): Áp dụng cho các hàng hóa liên quan đến động thực vật, đảm bảo an toàn cho nước nhập khẩu.
- Giấy chứng nhận hun trùng: Chứng nhận hàng hóa đã được xử lý bằng hóa chất để tránh phát sinh mối, mốc, côn trùng trong quá trình vận chuyển (thường áp dụng cho hàng có nguồn gốc hữu cơ và gỗ).
- Hợp đồng thương mại: Vạch rõ quyền và nghĩa vụ của cả bên mua và bên bán, các điều khoản về hàng hóa, số lượng, giá cả, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng, thời gian và địa điểm giao hàng, bảo hành, bảo hiểm.
III. Trách nhiệm cụ thể trong quá trình giao nhận:
- Trước khi giao hàng cho đơn vị vận chuyển: Bên gửi hàng (hoặc nhà cung cấp dịch vụ logistics nếu thực hiện thay) cần đảm bảo cung cấp đầy đủ chứng từ liên quan như hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho và các chứng từ cần thiết khác.
- Trong quá trình vận chuyển: Đơn vị cung ứng dịch vụ logistics có trách nhiệm vận chuyển hàng hóa an toàn, đảm bảo không bị hư hỏng, mất mát. Nếu có bất kỳ vấn đề nào như hư hỏng, mất mát hoặc trễ hạn, đơn vị logistics phải thông báo ngay cho bên gửi hàng và khách hàng để kịp thời xử lý.
- Khi giao nhận hàng: Khách hàng có trách nhiệm kiểm tra kỹ lưỡng hàng hóa và chứng từ ngay khi nhận hàng. Nếu phát hiện sai sót hoặc hư hỏng, khách hàng cần thông báo ngay cho bên gửi hàng và đơn vị vận chuyển để được xử lý. Sau khi kiểm tra và nhận hàng, khách hàng cần ký vào biên bản giao hàng và lưu giữ các chứng từ để đối chiếu khi cần thiết.
Việc tuân thủ các quy định về chứng từ hàng hóa không chỉ giúp quá trình giao nhận diễn ra thuận lợi mà còn là cơ sở để giải quyết các tranh chấp (nếu có) và đảm bảo quyền lợi của các bên liên quan.
